Berlin. Im Klinikverbund der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH ist das erste Teilprojekt für das unternehmensweite digitale DMS- und Archivsystem in den Produktivbetrieb gegangen. Die Marabu EDV-Beratung und -Service GmbH realisierte eine homogene Patientenakte, in der administrative und klinische Dokumente gemeinsam enthalten sind. Medizinische Belege werden in einem herstellerunabhängigen IHE-Archiv abgelegt. Ziel des Projektes ist es, die Prozesse digital zu gestalten und Papierdokumente in der Krankenakte weitgehend zu vermeiden.

Bild: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH.

Bild: Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH.

Digitale Abläufe in der administrativen Patientenverwaltung

Im Bereich der administrativen Patientenunterlagen verfolgt man den Ansatz der frühen Digitalisierung: Bei der Aufnahme des Patienten wird der Behandlungsvertrag ausgedruckt, vom Patienten und der Aufnahmekraft unterzeichnet und anschließend digitalisiert. In Kürze soll die Unterschrift des Patienten auf einem digitalen Pad als fortgeschrittene Signatur geleistet werden. Mitgebrachte administrative und medizinische Dokumente werden ebenfalls bei der Aufnahme digitalisiert, so dass sie im weiteren Behandlungsverlauf digital verfügbar sind. Mit Hilfe der automatischen Belegerkennung erfolgt die Klassifizierung des Dokuments maschinell und wird ohne manuelle Bearbeitung in die Akte sortiert. Darüber hinaus wurden verschiedene Workflows implementiert, die gestartet werden, wenn ein administratives Dokument erzeugt oder gespeichert wird. Beispielsweise wird ein Dokument mit Wahlleistungswunsch automatisch an einen Mitarbeiter der Patientenverwaltung zur Bearbeitung weitergeleitet.

Anbindung der Subsysteme im medizinischen Bereich

Auch im Bereich der medizinischen Akte wird die Verwendung von Papierdokumenten deutlich reduziert. Wo früher Arztbriefe und Befunde aus dem KIS ORBIS zur Ablage in der Akte ausgedruckt wurden, werden diese nun direkt in PEGASOS übernommen. Durch die Implementierung diverser Schnittstellen können auch Dokumente, die in den verschiedenen Subsystemen erzeugt werden, direkt archiviert werden. Dazu gehören die Anästhesiedokumentation, Laborbefunde, Befunde der Mikrobiologie und Pathologie, Dokumente der Funktionsdiagnostik sowie zukünftig Bilder der Sonografie, Echokardiografie und Endoskopie. Der Aktenzugriff erfolgt für klinische Anwender über das KIS. Die nach Abschluss der Behandlung entstehende reduzierte Papierakte wird in den Räumen der Vivantes durch einen externen Dienstleister digitalisiert. Die Originaldokumente sollen nach einer Qualitätssicherungsfrist von acht Wochen datenschutzgerecht vernichtet werden. Altakten werden aus wirtschaftlichen Gründen nicht digitalisiert.

Archivierung in herstellerneutralem IHE-Archiv

Die revisionssichere Archivierung aller medizinischen Dokumente erfolgt mittels produktunabhängiger Standard-Formaten in einem IHE-konformen Archiv. Dabei werden täglich alle neuen Dokumente mit einem Zeitstempel zum Nachweis der Unveränderlichkeit versehen. PEGASOS fungiert dabei als Gateway und leitet die Dokumente der Subsysteme an das IHE-Archiv weiter, da nicht alle Systeme die Dokumente IHE-konform übermitteln können. Auch der Aufruf und die Ansicht der Dokumente erfolgt wiederum über PEGASOS. Damit ist das DMS für das IHE-Archiv sowohl Source- als auch Consumer-System. Die revisionssichere Archivierung der administrativen Dokumente erfolgt hingegen im DMS PEGASOS. Auch hier werden alle neuen Dokumente mit einem Zeitstempel versehen.

Felix Lemberg, Projektleiter bei Vivantes, ist sehr zufrieden mit der bisherigen Umsetzung: „Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Patientenverwaltung sind hochmotiviert in das Projekt gegangen. Wir freuen uns daher über die große Akzeptanz der bisher umgesetzten digitalen Arbeitsabläufe in der Patientenaufnahme und Abrechnung.“

Derzeit prüft ein renommiertes Wirtschaftsberatungsunternehmen das implementierte hinsichtlich der Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze mit dem Ziel der Zertifizierung. Auf dem Weg zu einem unternehmensweiten Dokumentenmanagementsystem sollen im weiteren Verlauf des Projektes MDK-Fälle, Personalakten, E-Mails, Office-Dokumente und Unterlagen des Facilitymanagements archiviert und entsprechende Workflows realisiert werden.

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