Neue Software für Urlaubsplanung | UKS 7.5

UKS-Urlaubs­planuner | Urlaubs­planung mit Lotus Notes

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Warnkenhagen (ots) –

Für Lotus Notes Anwender gibt es eine interessante neue Applikation. Unternehmen, die ihre Urlaubsplanung und das gesamte Abwesenheitsmanagement noch manuell oder mithilfe selbst entwickelter Tools erledigen, finden in der neuen Software „UKS – Der Abwesenheitsmanager“ des Softwarehauses RI-SE Enterprise eine interessante und äußerst flexible neue Lösung.

Die Software wurde explizit für das Abwesenheitsmanagement in Firmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Lotus Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung natürlich in vollem Umfang zum Tragen. Vollständig papierlose Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten, beliebig umfangreiche Genehmigungsworkflows, Modul für Krankmeldungen inklusive Statistikfunktionen, Seminarplaner, Überstundenplaner (optional), Zeiterfassung (optional), Springer- und Azubiplaner für wechselnde Einsatztätigkeiten, Schnittstelle zum persönlichen Kalender, grafische Auswertungsmechanismen …. sind nur einige der durchaus gelungenen und wirklich zahlreichen Funktionalitäten dieser ausgewachsenen und dennoch äußerst einfach zu bedienenden Lotus Notes Datenbank.

Besonders hervorzuheben ist aus unserer Sicht der integrierte Abwesenheitsagent. Mit diesem ist es möglich, völlig losgelöst vom Lotus Notes eigenen „Out of Office“-Agenten, Autoantworten an die Absender von E-Mails zu versenden. Hierbei können verschiedenste Regeln und Negativlisten Berücksichtigung finden. Darüber hinaus leitet der Agent auf Wunsch die eingegangenen E-Mails an die definierten Vertreter und/oder beliebige weitere Personen weiter. Individuelle Zugriffe auf die Vertreterdatenbanken sind somit nicht mehr notwendig. Auch ist die manuelle Aktivierung des „Out of Office“-Agenten in der eigenen Maildatenbank nicht mehr erforderlich, da bereits die Anlage eines Abwesenheitsdokumentes, wie zum Beispiel einer Krankheit, vollkommen ausreichend ist, damit der Agent von alleine aktiv wird. Wer dieses Abwesenheitsdokument angelegt ist hierbei völlig irrelevant.

Alles in allem macht der Urlaubsplaner für Lotus Notes als umfängliches Abwesenheitsmanagement-System einen sehr aufgeräumten und dabei dennoch funktionalen Eindruck. Zum Teil äußerst aufwändig und ansprechend gestaltete Navigationselemente sowie eine flexible Konfigurierbarkeit lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Software auch für nicht so versierte Anwender zügig und ohne lange Eingewöhnungsphase von der Hand gehen. Durch die intuitive Bedienbarkeit der Applikation ist das Studieren der Inline-Dokumentation im Vorfeld normalerweise nicht notwendig, um die wesentlichen Funktionalitäten zu verstehen. Auf der Webseite des Herstellers findet man weiteres Informationsmaterial sowie verschiedene Videodokumentationen, welche in wenigen Minuten einen Überblick über den Aufbau und die generelle Funktionsweise des Urlaubsplaners vermitteln.

Fazit: „UKS – Der Abwesenheitsmanager“ ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Anwendungen für die Urlaubs- und Abwesenheitsplanung und er bringt dank der Datenbankfunktionalitäten und Automatismen von Lotus Notes eine Menge Vorteile mit sich, die das papierlose Planen von Abwesenheiten/Krankheiten/Seminaren in einer Firma äußerst effizient von der Hand gehen lassen. Wer bereits in eine Lotus Notes Infrastruktur investiert hat, sollte sich dieses Tool unbedingt einmal näher anschauen.

Abschließend sei noch zu erwähnen, dass nach Aussage des Herstellers derzeit an einer Browserschnittstelle (XPages) für die Applikation gearbeitet wird, welche die Nutzung aller wesentlichen Funktionen des Urlaubsplaners auch ohne den Einsatz eines klassischen Lotus Notes Klienten, einfach über einen beliebigen Internetbrowser, ermöglichen wird. Termine wurden allerdings noch nicht genannt. Voraussichtlich wird Mitte des Jahres 2012 eine erste Version verfügbar sein.

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