Dokumentenmanagement: Damit Dienstleister nicht an Bürokratie, Vertretungsfällen und zu vielen Kommunikationskanälen scheitern

Königs Wusterhausen – Ob bei der Berechnung der Lohnnebenkosten, die Ermittlung des Kirchensteuerabzugs bei Gewinnausschüttungen oder umfangreiche Dokumentationen aus Haftungsgründen, zur Erlangung von Zertifizierungen oder aus praktischen Gründen, um Sachverhalte nachvollziehen zu können: Komplexe bürokratische Vorgänge nehmen insbesondere bei Klein- und Mittelständlern viel Zeit in Anspruch. Hinzu kommt die digitale Informationsflut aus E-Mails und Social-Media-Kanälen, die neben täglich anfallenden Papierdokumenten aller Art ver- und bearbeitet sowie anschließend archiviert werden muss.

In einem Dienstleistungsland wie Deutschland, in dem jeder Kunde oder Gast individuell mit maßgeschneidertem Service behandelt werden möchte, genügt es nicht, nur den eigenen Papierkram und E-Mail-Verlauf zu kennen und zu wissen, wo was liegt. „Insbesondere im Vertretungsfall müssen sich auch die Kollegen am Arbeitsplatz zurechtfinden. Niemand hat Zeit, sich durch zig Projekt- oder Kundenakten und E-Mail-Verläufe zu einem Sachverhalt zu wühlen, um eine Information oder Antwort zu bekommen. Deshalb benötigen Unternehmen ein transparentes System, das den Zugriff auf Informationen entweder für alle Mitarbeiter oder mindestens für eine definierte Gruppe, zum Beispiel eine Abteilung, freigibt“, bringt es Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, auf den Punkt.

Eine leistungsstarke Archivierungs-Software, wie der von Krekeler entwickelte Office Manager (www.officemanager.de), ermöglicht die schnelle elektronische Verfügbarkeit von Informationen für autorisierte Mitarbeiter bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Personen. Das DMS erlaubt die Verwaltung aller elektronischen und papiergebundenen, zuvor digitalisierten, Dokumente in einem gemeinsamen, zentralen Archiv. „Neben der Möglichkeit einer manipulations- und revisionssicheren Archivierung von Unterlagen wird auch vermieden, dass Sachverhalte oder Betriebsprozesse doppelt geführt werden“, macht Krekeler auf weitere Vorzüge des Office Managers aufmerksam. Hinzu kommt eine vereinfachte, beschleunigte Suche nach Dokumenten, wenn diese wie beim Office Manager via Katalogisierung nach Projekten oder Kunden und Volltextindexierung archiviert werden.

Dabei können zusätzliche Informationen, Notizen und Protokolle, E-Mails samt Anhänge sowie notwendige Aufbewahrungsfristen, Abgabefristen, Skonto-Fristen oder Fristen für Widersprüche definiert und gemeinsam mit dem Dokument gespeichert werden. „Um die Dokumente wieder aufzurufen, nutzen Anwender einfach die Volltextabfrage. Bei dieser können sie nach beliebigen Attributen, wie beispielsweise dem Projekt, Namen, Bearbeitungsdatum oder zuständigem Mitarbeiter filtern und sich die Ergebnisse in Sekundenschnelle anzeigen lassen“, ergänzt Harald Krekeler.

Quelle: Softwarebüro Krekeler