Wie Pimcore DAM Unternehmen bei der Organisation ihrer Daten unterstützt

Im Arbeitsalltag kommt es oft vor, dass man nach Bildern, Präsentationen, Links und anderen wichtigen digitalen Inhalten sucht. Vor allem in größeren Unternehmen geht schnell die Übersicht verloren, was einen erheblichen Mehraufwand beim Auffinden von Daten verursacht. Eine Lösung hierfür bietet Pimcore DAM. Das Digital-Asset-Management-Modul der Open-Source-Plattform stellt Nutzern ein leistungsstarkes Repository für die Verwaltung digitaler Assets aller Art zur Verfügung.

Typische Probleme bei der Arbeit mit großen Datenmengen

Die Sammlung und Organisation von digitalen Inhalten erfolgt in vielen Unternehmen inkonsequent. Oft werden Daten uneinheitlich gespeichert, es gibt eingeschränkte Zugriffsrechte, Speicherkonflikte und die Übermittlung von Daten zwischen Abteilungen läuft oft zeitraubend und umständlich ab. Ein typisches Problem ist etwa ein ausscheidender Mitarbeiter, der verworrene Ordnerstrukturen zurücklässt. Die richtigen Daten zu finden, kann dann schnell sehr aufwendig werden. Auch fehlende Freigaben und unterschiedliche Ordnungssysteme behindern die Zusammenarbeit von Abteilungen oft massiv.

In den meisten Unternehmen besteht ein entsprechend großes Interesse, eine optimale Datenorganisation sicherzustellen. Eine Möglichkeit hierzu bietet Pimcore DAM.

Über Pimcore DAM

Pimcore ist eine lizenzkostenfreie Open-Source-Plattform, die mit verschiedenen Modulen an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann. Neben einem DAM-Modul (Digital Asset Management) gibt es Erweiterungen in den Bereichen PIM (Produktinformationsmanagement), MDM (Stammdatenmanagement), CMS (Content Management System) und Digital Commerce.

Das DAM-Modul bietet Nutzern eine zentrale Lagermöglichkeit für digitale Assets wie Bilder, Grafiken, Dokumente, Metadaten und Logos. Das Ziel der Nutzung besteht darin, Ordnung in große Mengen von Daten zu bringen, indem man sie leichter identifizierbar-, verwalt- und wiederauffindbar macht. Gleichzeitig erleichtert Pimcore DAM die Teilbarkeit von Daten über Abteilungsgrenzen hinweg. Möglich wird dies, indem man sie mit Metadaten anreichert und Filter verwendet. Weiterhin ermöglicht Pimcore DAM eine automatische Umwandlung digitaler Assets in gewünschte Datenformate.

Die Nutzung erfolgt über eine Multi-Tab-Oberfläche und eine Kontext-Navigation. Ein schneller Zugriff ist über Verzeichnisstrukturen und eine Netz-Schnittstelle möglich. Für Übersicht sorgt unter anderem eine Asset-Vorschau, mit der verschiedene Formate wie Bitmaps, PDFs, aber auch Vektor-Formate wiedergegeben werden können.

Hinweis: Da es sich bei Pimcore um eine vergleichsweise komplexe Plattform handelt, kann es sich anbieten, die Unterstützung einer spezialisierten Pimcore-Agentur wie codafish in Anspruch zu nehmen.

Bessere Auffindbarkeit von Daten durch Metadata Management

Bei zehntausenden digitalen Assets kann die Suche nach einzelnen Dateien auch mit einfacher Navigation viel Zeit in Anspruch nehmen. Damit man nicht alle Daten selbst sichten muss, werden sie bei Pimcore mit Metadaten angereichert. Das können etwa Informationen über das Aufnahmedatum eines Fotos, aber auch über den Inhalt des Bildes sein. So könnte sich etwa ein Bild von einem verschneiten Berg mit Suchbegriffen wie „Weiß“ und „Berg“ finden lassen.

Durch eine einfache und konsistente Speicherung von Metadaten im Unternehme wird die Suche nach Daten deutlich erleichtert. Bei Pimcore funktioniert dies mittels eines frei konfigurierbaren Meta-Data-Management- und Tagging-Moduls.

Asset Portal Extension unterstützt die Zusammenarbeit

Unternehmen müssen oft Werbematerial, Presseinformationen, Informationsmaterial, technische Dokumentationen und ähnliche Inhalte für Geschäftspartner bereitstellen. Problematisch sind dabei oft die Rechteverteilung und die zeitnahe Weiterleitung.

Pimcore bietet mit dem Digital Asset Management Portal Unterstützung. Damit kann man Nutzern Zugriff zu einzelnen für sie relevanten Bereichen gewähren, ohne einen Zugang auf das gesamte Backend freigeben zu müssen. Die Pimcore-Erweiterung ist vor allem für Marketing-Teams, Fotografen, Presse und externe Agenturen interessant.

Für wen ist Pimcore geeignet

Die Nutzung von Pimcore kommt vor allem für große Unternehmen infrage, in denen erhebliche Datenmengen anfallen. Gerade Unternehmen mit vielen Abteilungen und häufig wechselnden Mitarbeitern profitieren von einem einheitlichen Datenmanagement.

Wichtig ist dabei, dass es einen Pimcore-Experten gibt, der die Einrichtung des DAM-Systems und die individuelle Anpassung übernimmt. Die Komplexität von Pimcore ist größer als bei vergleichbaren Plattformen, weshalb Vorwissen und eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich sind.

Weiterhin sollten Unternehmen beachten, dass das Digital Asset Management immer nur ein Teil einer umfassenden Datenstrategie sein kann. Immer wichtiger wird auch die Analyse von Daten. Dies zeigt zum Beispiel die Studie Digital Data Insights, die von der Hochschule für Medien in Stuttgart und dem Data-Analytics-Anbieter Webtrekk durchgeführt wurde.

Vorteile von Pimcore

• Alle Daten sind auf einer zentralen Plattform zusammengefasst. Jeder hat die volle Übersicht über alle digitalen Inhalte.
• Keine Inhalte gehen verloren.
• Es gibt keine verwirrenden Duplikate.
• Die Plattform ist lizenzkostenfrei nutzbar.
• Der modulare Aufbau bietet größtmögliche Flexibilität.
• Alle Daten stehen rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung.

Nachteile

• Pimcore ist eine vergleichsweise komplexe DAM-Technologie, die einiges an Einarbeitungszeit erfordert.

Fazit

Pimcore DAM ist eine vielseitig einsetzbare Lösung für transparentes und effektives Digital Asset Management. Sie punktet mit ihrem Open-Source-Ansatz, ihrer guten Erweiterbarkeit und ihrem einheitlichen Metadaten-Management. Die Plattform erfordert aber auch einiges an Know-how, weshalb eine umfassende Einarbeitung bzw. die Hilfe einer auf Pimcore spezialisierten Agentur erforderlich ist.