coresystems optimiert Geschäftsprozesse der Flyerline AG

Windisch. Wieder mehr Zeit für die Kundenbetreuung zu haben, war die erste Prämisse der Flyerline AG, die durch die Optimierung der IT-Prozesse erreicht werden sollte. Weiterhin galt es, die einzelnen Standorte über Mandanten juristisch sauber zu trennen. Hierfür mussten die Spezialisten der coresystems ag zunächst die Geschäftsabläufe und Prozesse sowie die Unternehmensstruktur der Onlinedruckerei genauer betrachten.

Im Jahr 2013 gründete Flyerline den ersten Store in Konstanz und übernahm Ende des Jahres zudem die Schaub und Rüedi Druck AG in Bern. Die Expansion nach Deutschland sowie die Erweiterung der Druckkapazität an einem weiteren Schweizer Standort machte es notwendig, eine Lösung für die Abbildung der neu entstandenen Unternehmensstruktur zu finden. Darüber hinaus war zu berücksichtigen, dass in Zukunft noch weitere Standorte und Länderniederlassungen hinzukommen könnten.

SAP Business One befand sich bereits im Einsatz und so war es problemlos möglich, die einzelnen Gesellschaften juristisch sauber über Mandanten zu trennen. Um den zentralen Überblick zu gewährleisten, sind alle Mandanten über die B1i-Schnittstelle verbunden. Die Prozessoptimierung der Geschäftsabläufe sowie länderspezifische Anpassungen wurden unter anderem mit dem Standard-AddOn coresuite country package von coresystems realisiert. Alle Aufträge und Dienstleistungen werden intern unter den einzelnen Firmen abgerechnet. „Jeder unserer Standorte ist ein juristisch eigenständiges Unternehmen. Gerade in Deutschland war es für uns wichtig, dass die Kunden dort darauf vertrauen können, dass alle Geschäftsaktivitäten von der Bestellung bis zur Auslieferung dem deutschen Recht unterliegen. Mit SAP Business One und dem country package von coresystems konnten wir dies auch über unsere EDV abbilden“, erklärt Christian Manser, CFO (Chief Financial Officer) der Flyerline Schweiz AG.

Effizientere Geschäftsprozesse

Als Onlinedruckerei generiert Flyerline seine Kundenaufträge in erster Linie über die Internetseite. Sobald ein Auftrag eingeht, erhält das Kundencenter eine Meldung. Derzeit besteht noch keine Anbindung an den Webshop, weshalb die Aufträge bis zur Umstellung noch manuell in SAP Business One erfasst werden. Die folgende Auftragsabwicklung wurde aber bereits optimiert. Zu jedem Auftrag wird heute eine Laufmappe für die Ausführung erstellt. Diese Mappe wird mit einem Barcode versehen, über den alle Details zu einem Auftrag abrufbar sind. Weiterhin liegen dieser Mappe bereits die Versandetiketten bei, die bei Auftragserfassung ausgedruckt werden.

Sobald an der Produktion eines Kundenauftrags mehrere Maschinen beteiligt sind, werden mehrere Laufmappen erstellt und in Teilaufträgen parallel abgearbeitet. In diesen Fällen konnte laut Flyerline die Produktionszeit deutlich verkürzt werden.

Eine weitere Verbesserung wurde in der Logistikabteilung realisiert. Hier werden die Druckprodukte für den Versand fertig gemacht und über einen Funktionsbutton in SAP Business One erfolgt die automatische Erstellung der Lieferscheine und es wird zudem eine automatisierte E-Mail-Nachricht für die Kunden generiert, die diese über den Aussendestatus mit zugehöriger Sendenummer informiert. „Auch die Rechnungstellung erfolgt inzwischen ausschließlich elektronisch und zwar einen Tag nach Versand der Ware. Um unsere Prozesse noch weiter zu optimieren, wollen wir unseren Webshop bald an das SAP-System anbinden“ wie Manser den aktuellen Stand beschreibt. Im Moment benötigt Flyerline von Auftragseingang bis Auslieferung durchschnittlich drei Tage.

Der Abgleich von Aufträgen und Zahlungseingängen findet heute ebenfalls automatisch statt. Hierfür werden die erhaltenen Daten über das AddOn EFM (Electronic File Manager) in SAP Business One eingespielt „Noch vor zwei Jahren haben wir diese Vorgänge überwiegend per Hand erledigt. Die Prozessoptimierung ist für uns eine große Erleichterung, da wir nicht nur Zeit sparen, sondern vor allem Fehler vermeiden. Ich würde in jedem Fall sagen, dass wir durch die Optimierung der Abläufe die Qualität stark verbessern konnten“, betont Manser.

Reklamationsmanagement und Datenauswertung

Reklamationen werden bei Flyerline in SAP Business One zum jeweiligen Auftrag hinterlegt, was zum Beispiel eine prozentuelle Auswertung der Fehlerstatistik ermöglicht. „Am liebsten wäre uns natürlich eine Fehlerquote von null, aber das funktioniert in der Praxis leider nicht. Wenn trotz Qualitätskontrolle doch einmal etwas schief läuft, setzen wir alles daran, schnellstmöglich eine Lösung zu finden, mit der unser Kunde zufrieden ist“, versichert Manser.

Weitere Auswertungsmöglichkeiten lassen sich flexibel und schnell mit dem coresuite sales cube von coresystems erstellen. Mit diesem AddOn können neben Reklamationsgründen auch Produktschlager oder Ladenhüter identifiziert werden.

Um auch auf Geschäftsreisen jederzeit auf dem Laufenden zu bleiben, setzt die Geschäftsleitung von Flyerline coresuite mobile auf dem Apple iPhone ein. Damit stehen auch außerhalb des Büros sämtliche relevanten Daten aus SAP Business One auf dem Smartphone zur Verfügung. Hierzu gehören zum Beispiel Umsatzzahlen, Aufträge, Geschäftspartner oder offene Rechnungen. „Wir sind mit coresystems vollauf zufrieden. Die Beratung und Betreuung ist hervorragend und das Team kann sich voll in unsere Prozesse hineindenken und hat zum Beispiel unser Dokumentenmanagement und die Lohnbuchhaltung über SAP Business One durch externe Lösungen erweitert, die optimal zu uns passen. Aktuell arbeiten wir mit coresystems daran, unseren Webshop an SAP Business One anzubinden“, wie Manser abschließend erklärt.